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Assistentin / Assistenten (w/m/d) für die Abteilungsleitung »Zentrale Dienste«
Wiesbaden
Aktualität: 23.09.2024
Anzeigeninhalt:
23.09.2024, Hessen Mobil Straßen- und Verkehrsmanagement
Wiesbaden
Assistentin / Assistenten (w/m/d) für die Abteilungsleitung »Zentrale Dienste«
Aufgaben:
Als persönliche Assistenz unserer Abteilungsleiterin übernehmen Sie hier alle anfallenden Aufgaben wie unten beschrieben. Weiterhin arbeiten Sie in einem Team mit fünf Assistenzkräften zusammen, stimmen sich bezüglich der An- und Abwesenheiten sowie Vertretungen ab und sind abwechselnd innerhalb unserer Service-Zeiten bis 16:30 Uhr erreichbar.
Ihre Aufgaben beinhalten:
Sie übernehmen Verantwortung für das professionelle Büromanagement
Die Abstimmung und Überwachung von Terminen, Fristen, Aktivitäten und Wiedervorlagen fällt in Ihren Aufgabenbereich
Sie erledigen die Korrespondenz einschließlich der Mailorganisation
Sie nehmen an Terminen teil und erstellen hierzu Protokolle
In Ihre Zuständigkeit fällt außerdem das Vor- und Nachbereitungen von Besprechungen und Abstimmung von Protokollen
Sie haben Spaß an Aktenführung und Dokumentenverwaltung sowie die Koordinierung von Anfragen Dritter
Sie verantworten die Reiseorganisation und -Abwicklung für Ihre Vorgesetzte
Die Koordination von Besuchergruppen im Hause gehört zu Ihren Aufgaben
Sie wirken bei der Bearbeitung von Personalangelegenheiten mit
Qualifikationen:
Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung
Möglichst mehrjährige Berufserfahrung im beschriebenen Aufgabenfeld
Spaß daran, sowie die Bereitschaft im Team zu arbeiten
Versierter Umgang mit MS Office
Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
Spaß an der konzentrierten und präzisen Umsetzung vielseitiger Aufgaben
Effizientes Zeitmanagement, Organisationstalent und Kommunikationsstärke
Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit
Selbstständigkeit, hohes Engagement und Bereitschaft zur Abdeckung von Arbeitsspitzen
Sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten mit Durchsetzungsvermögen
Qualitäts- und Servicebewusstsein
Die Tätigkeit ist mit Dienstreisen verbunden und daher ist die Fahrerlaubnis Klasse B erforderlich.
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