Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)
17.02.2025
Kreisverwaltung Mettmann
Mettmann
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17.02.2025, Kreisverwaltung Mettmann
Mettmann
Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)
Über uns:
Wir sind eine Kommunalverwaltung mit rund 1.700 Mitarbeitenden und verstehen uns als modernes Dienstleistungsunternehmen. Mit rund 485.000 Einwohner_innen und einer Fläche von 407 Quadratkilometern ist der Kreis Mettmann der Landkreis mit der höchsten Bevölkerungsdichte in Deutschland. Vielfältige Arbeitsplätze, Wohnen in einer guten Infrastruktur und ein ebenso umfang- wie abwechslungsreiches Freizeitangebot machen das Leben hier attraktiv.
Wir suchen für das Amt für Hoch- und Tiefbau zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Das Amt für Hoch- und Tiefbau des Kreises Mettmann ist ein Amt mit rd. 100 Mitarbeitenden in drei Abteilungen.
Aufgaben:
- Erledigung aller Bürotätigkeiten der Amtsleitung, insbesondere
- Schreibarbeiten, Terminkoordination sowie Planung, Vor- und Nachbereitung und Durchführung von Terminen
- Weiterleitung von Informationen und telefonische Informationsvermittlung
- Postabwicklung
- Abwicklung von Telefonaten und Umgang mit Besucher_innen
- Überwachen von Fristen und Terminen sowie eigenverantwortliches Veranlassen weiterer Schritte
- Internetrecherchen
- Mitwirkung bei Personalangelegenheiten des Amtes 23, insbesondere
- Erstellung und Führung von Krank- und Urlaubsmeldungen, sowie Urlaubs- Jubiläums- und Geburtstagslisten
- Verwaltung von Unterlagen bzw. Daten
- Abteilungsübergreifende organisatorische und koordinative Tätigkeiten, insbesondere
- Organisation von amtsinternen Veranstaltungen
- Durchführung und Koordination von Abfragen
- Auswertung von Daten
- Überwachen von Fristen und Terminen, sowie eigenverantwortliches Veranlassen weiterer Schritte
- Beschaffung und Verwaltung von Büro-Material
- Internetbeauftragte/-r des Amtes 23
- Pflege des Webauftritts
- Unterstützende Tätigkeiten im Bereich der Sachbearbeitung der drei Abteilungen.
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbar, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r bzw. Verwaltungsfachangestellte/-r
- Fachliche Kompetenz , insbesondere
- Mehrjährige Erfahrung im Bereich der Assistenz, Sekretariat oder Office-Management
- Erfahrung im Umgang mit Verwaltungsvorschriften und Dienstanweisungen, Kenntnisse im Haushaltsrecht und Kenntnis von verwaltungsinternen Abläufen und Regularien bzw. die Bereitschaft, diese zu erwerben
- Kenntnisse über die kreiseigenen Liegenschaften, Straßen und Naherholungseinrichtungen inkl. zugehörigen Bauwerken sowie bautechnische Thematiken oder die Bereitschaft, diese zu erwerben
- Fundierte Kenntnisse in den beschriebenen Aufgabenfeldern
- Die Bereitschaft, sich stetig fortzubilden
- Gute Ausdrucksfähigkeit
- Persönliche Kompetenz , insbesondere
- Flexible Einsetzbarkeit, Motivation, Freundlichkeit und Aufgeschlossenheit
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Organisationstalent
- Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
- Kenntnis der deutschen Sprache mindestens im Niveau C1 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)
- Soziale Kompetenz , insbesondere
- Bereitschaft und Fähigkeit zur konstruktiven und kooperativen Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ebenen und Professionen
- Eine hohe Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Kolleg_innen, Nutzer_innen, internen und externen Dienstleistern, Kunden
- Methodische Kompetenz , insbesondere
- Organisationsgeschick
- Digitale Kompetenz , insbesondere
- Vertiefte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook) bzw. die Bereitschaft diese zu erwerben.
Wir bieten:
- Eine interessante, abwechslungsreiche und krisensichere Tätigkeit in einem motivierten Team mit gutem Betriebsklima
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Jahressonderzahlung gemäß § 20 TVöD-VKA, 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
- Eine betriebliche Altersvorsorge
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten für eine ideale Work-Life-Balance mit lebensphasenorientierten Arbeitszeitmodellen
- Ein Vorbelegungsrecht im ortsnahen Kindergarten (am Standort Mettmann)
- Ein umfassendes betriebliches Gesundheitsmanagement
- Ein freundliches und familiäres Arbeitsumfeld mit Angeboten des Personalrates wie der Gemeinschaftskasse, einem jährlichen Betriebsausflug sowie diversen Betriebssportgruppen
- Ein Fahrradleasingangebot , z. T. überdachte Stellplätze für Ihr Fahrrad, ein vergünstigtes Job-Ticket sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten
- Corporate benefits - Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken
Unser Kontakt:
Ansprechpartnerin aus dem Fachbereich (Informationen zur Stelle):
Frau Christin Peters
Tel. 02104 99-2705
E-Mail: christin.peters@kreis-mettmann.de
Ansprechpartnerin aus dem Personalamt (Rückfragen zur Online-Bewerbung bzw. Fragen zum Ausschreibungsverfahren (insbesondere zu den Anforderungen):
Frau Laura Krasniqi
Tel. 02104 99-1213
E-Mail: bewerbungen@kreis-mettmann.de
Weitere Informationen:
In Bezug auf die Stellenausschreibungen gilt, dass der Gleichstellungsplan der Kreisverwaltung Mettmann für die Stellenbesetzungen Anwendung findet. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht.
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