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Sekretär (m/w/d) für die Hauptgeschäftsleitung
Hildesheim
Aktualität: 23.04.2025
Anzeigeninhalt:
23.04.2025, Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen
Hildesheim
Sekretär (m/w/d) für die Hauptgeschäftsleitung
Über uns:
Suchen Sie einen Job, bei dem Sie nicht nur arbeiten, sondern auch etwas Sinnvolles bewegen können? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Das Handwerk steht an vorderster Front, wenn es um Klimaschutz und Nachhaltigkeit geht. Es verbindet traditionelles Wissen mit modernen Innovationen und trägt täglich dazu bei, Lösungen für die Herausforderungen von morgen zu entwickeln. Als Mitgliederorganisation des Handwerks sind wir die Macher hinter den Machern, den 7.600 Betrieben mit rund 44.000 Beschäftigten in Südniedersachsen. Wir unterstützen unsere Betriebe, damit sie das Rückgrat der Gesellschaft stärken und die großen Herausforderungen der Zukunft meistern können. Wir halten dem Handwerk für die Bewältigung dieser enormen Aufgabe den Rücken frei und gestalten die politischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen mit.
Werden Sie Teil der »Familie Handwerk« und gestalten Sie mit uns die Zukunft!
Aufgaben:
- Für unsere vielfältigen Aufgaben suchen wir ab sofort qualifiziertes Personal für unser Chefsekretariat. Es erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben und die Möglichkeit, unsere Strukturen aktiv mitzugestalten. In Ihrer Funktion managen und unterstützen Sie das Tagesgeschäft unserer Hauptgeschäftsführerin.
- Sie sorgen mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung für reibungslose Abläufe in der Büroleitung der Hauptgeschäftsführung und erledigen alle klassischen administrativen und kaufmännischen Sekretariatstätigkeiten wie z. B.
- Eine selbstständige Abwicklung der Korrespondenz sowie die Wiedervorlage und Datendokumentation
- Effizientes Terminmanagement, -koordination, -vorbereitung, -überwachung und -organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Terminen von HGF und Ehrenamt
- Sie haben die Abschlussvollmacht für das Reisemanagement einschließlich selbstständiger Buchung und Abrechnung für HGF und Ehrenamt
- Beschaffung und Weitergabe von Informationen und Unterlagen
- Repräsentation der Handwerkskammer nach außen als Ansprechpartner und Schnittstelle für interne und externe Partner, die Betreuung von internen und externen Gästen sowie die gesicherte Erreichbarkeit
- Organisation und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben unter Fristsetzung
- Aktive Mitarbeit und Ausarbeitung sowie Vor- und Nachbereitung von Unterlagen und Entscheidungsvorlagen sowie Terminen wie z. B. Statistiken, Auswertungen und Protokollen
- Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen, insbesondere die Planung, Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung der Vorstands- und Vollversammlungssitzungen inklusive Vorbereitung der Tagesordnung, Aufbereitung und Koordination der Vorlagen und Präsentationen, der Versand der Sitzungsunterlagen sowie die Protokollführung
- Eigenständige Vorbereitung und Erstellung von Vorlagen sowie Präsentationen für die Abteilungsleitung für interne und externe Gremiensitzungen und Konferenzen
- Verantwortung für die Entwicklung, stetige Aktualisierung und Einhaltung des Qualitätsstandards der erforderlichen einheitlichen Sekretariatsabläufe im Haus (z. B. Organsitzungen, Rechtsaufsicht) und Schulung der Sekretariate
- Sie organisieren und überwachen über alle Abteilungen die formale Zusammenarbeit mit der Rechtsaufsicht der Handwerkskammer
- Sie sind der erste Ansprechpartner der Ehrenamtsträger der satzungsmäßigen Organe der Handwerkskammer (9 Vorstands- und 72 Vollversammlungsmitglieder) und organisieren deren Termine sowie die Abrechnung der Aufwandsentschädigungen
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossene Verwaltungsausbildung, gern mehrjährige fundierte Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich in der öffentlichen Verwaltung, wünschenswert sind Erfahrungen im Zusammenhang mit der Gremienarbeit
- Organisations- und Priorisierungstalent mit einem hohen Maß an Eigeninitiative und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten, sowie gute und ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabenfeld sowie ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität mit einem freundlichen und professionellen Auftreten runden Ihr Profil ab
Wir bieten:
- Faire Vergütung: Sie erhalten eine tarifliche Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder - unabhängig von Alter oder Geschlecht. Das beinhaltet Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und regelmäßige Gehaltserhöhungen. Die Vergütung erfolgt nach der Entgeltgruppe 9a TV-L.
- 30 + 2 Tage Erholung: Sie haben Anspruch auf 30 Tage Urlaub im Jahr, und wir legen bis zu zwei freie Tage obendrauf.
- Betriebliche Altersvorsorge: Um Ihre Absicherung im Ruhestand zu gewährleisten, steht Ihnen eine betriebliche Altersvorsorge zur Verfügung.
- Gesundheit im Fokus: Neben betriebsärztlichen Untersuchungen, Schutzimpfungen und kostenfreien Gesundheits-Workshops haben Sie die Möglichkeit, kostenfrei eine betriebliche Krankenversicherung abzuschließen.
- Dienstkleidung: Je nach Arbeitsplatz stellen wir Ihnen kostenlos Kleidung im Handwerkskammer-Branding zur Verfügung - inklusive persönlicher Schutzausrüstung, falls erforderlich.
- Dienstwagen: Für Außentermine stehen Dienstwagen zur Verfügung. Die Bereitschaft zu Dienstreisen mit dem eigenen Pkw ist gleichwohl vorausgesetzt.
- Weiterbildung: Jedes Jahr bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
- Weitere zusätzliche Leistungen finden Sie unter: https://www.hwk-hildesheim.de/karriere
Unser Kontakt:
Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen
Personalbüro
Braunschweiger Straße 53
31134 Hildesheim
Oder per E-Mail an personalbuero@hwk-hildesheim.de .
Haben Sie Fragen? Auskunft erteilt Frau Petra Stache unter 05121 162-118 oder personalbuero@hwk-hildesheim.de .
Weitere Informationen:
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Eine Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Sinne von § 151 SGB IX bitten wir zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen. Die Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen legt Wert auf die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Die Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sind willkommen.
Personenbezogene Daten werden für die Zeit des Auswahlverfahrens erhoben sowie elektronisch verarbeitet und gespeichert. Ihre Unterlagen werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben vernichtet.
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