Dezernatsassistentin/Dezernatsassistent (m/w/d)
15.10.2024
Deutscher Städtetag
Berlin
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15.10.2024, Deutscher Städtetag
Berlin
Dezernatsassistentin/Dezernatsassistent (m/w/d)
Aufgaben:
Erledigung allgemeiner Assistenzarbeiten für den Beigeordneten und eine Referentin/einen Referenten,
Erledigung einfacher und Vorbereitung von anspruchsvoller Korrespondenz,
Vorbereitung von Vortragsunterlagen auf Grundlage von Vorlagen und Materialien,
Qualitätskontrolle von Schreiben und Vorberichten auf formale Korrektheit,
Koordination, Vereinbarung und organisatorische Vorbereitung von Terminen und Sitzungen,
Koordination von referats- und dezernatsübergreifenden Vorgängen,
Vorbereitung und Dokumentation von Dezernatsklausuren,
Reiseplanung des Beigeordneten und einer Referentin/eines Referenten,
Erstellung von Termin- und Sitzungsmappen,
Betreuung von Gremien, Pflege der Listen von Gremienmitgliedern und Kontakten auf Bundes- und Landesebene,
Kalender- und sonstige Kontaktepflege und -überwachung für den Beigeordneten und eine Referentin/einen Referenten,
Bearbeitung der Eingangspost,
Ablage- und Registraturangelegenheiten.
Flexibilität hinsichtlich der übertragenen und künftigen Aufgaben wird erwartet. Eine Änderung der Tätigkeitsschwerpunkte kann nicht ausgeschlossen werden und bleibt demnach vorbehalten.
Qualifikationen:
Für die ausgeschriebene Position suchen wir eine engagierte und überzeugende Persönlichkeit mit
Einer abgeschlossenen Berufsausbildung, idealerweise zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder einer vergleichbaren Ausbildung,
Sehr guten EDV-Kenntnissen, insbesondere mit den gängigen MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), dem Internet und den Büroorganisationsanwendungen,
Versierter und eloquenter mündlicher und schriftlicher Ausdrucksfähigkeit und sehr guten Rechtschreibfähigkeiten,
Erfahrungen bei koordinierenden Tätigkeiten, Kenntnis der internen Abläufe sowie Vertrautheit im Umgang mit Gremien, Verbänden und Institutionen,
Ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit und freundlichen Umgangsformen,
Hoher Service- und Dienstleistungsorientierung,
Eigenverantwortlicher Arbeitsweise,
Freude an der Weiterentwicklung der Assistenzarbeit durch Nutzung neuer digitaler Möglichkeiten, z. B. Erfahrung in der Anwendung von Software für Video- und Webkonferenzen sowie elektronischer Aktenführung,
Einem hohen Maß an Eigeninitiative, Flexibilität, Überzeugungskraft, Belastbarkeit, Loyalität, Verschwiegenheit und Einsatzbereitschaft.
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Behörden, Kommunen
Assistenz
Standorte