Kaufmann*frau Büromanagement für das Büro der Vizepräsident*innen (Teilzeit 75 %)

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Kaufmann*frau Büromanagement für das Büro der Vizepräsident*innen (Teilzeit 75 %)

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.

München

Aktualität: 03.03.2025

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03.03.2025, Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.

München

Kaufmann*frau Büromanagement für das Büro der Vizepräsident*innen (Teilzeit 75 %)

Über uns:

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungs organisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungs stellen im In- und Ausland Grundlagen forschung auf natur- und geistes wissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungs einrichtungen mit zahlreichen Nobelpreis träger*innen in ihren Reihen.

Aufgaben:

In dieser Funktion unterstützen Sie die Vizepräsident*innen und deren Referent*innen bei der Wahrnehmung ihrer vielfältigen Aufgaben gemeinsam mit zwei weiteren Kolleg*innen im Bereich Sachbearbeitung und Teamassistenz und übernehmen dabei alle Aufgaben, die zu einem modernen Büromanagement gehören.
Sie sind auf administrativer Ebene verantwortlich für die Durchführung von internationalen wissenschaftlichen Begutachtungen und sind in Abstimmung mit den Referent*innen für die Betreuung und Koordination von Programmen zuständig.
Sie koordinieren und betreuen das Max-Planck-Fellow-Programm in Zusammenarbeit mit den involvierten Fachabteilungen und in Abstimmung mit den zuständigen Vizepräsident*innen; Sie sind verantwortlich für die jährliche Ausschreibung und das Monitoring der Begutachtung der eingegangenen Anträge. Sie sind zuständig für die Verlängerungs anträge sowie Ansprechpartner*in für allgemeine Anfragen zum Programm.
Sie bereiten Besprechungen, Tagungen, Kommissions sitzungen und Veranstaltungen der Vizepräsident*innen organisatorisch vor und erarbeiten in Abstimmung mit den Referent*innen auch redaktionelle Beiträge.
Sie sind verantwortlich für die Dokumentation von Besprechungs ergebnissen und für das Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit des VP-Büros.
Sie entwickeln Vorschläge zur Optimierung der (digitalen) Büro- und Prozess abläufe im VP-Büro gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen.
Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich eingehende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
Sie sind mitverantwortlich für die Terminkoordination und die Reiseplanung von Vizepräsident*innen, Referent*innen und von den VPs bestellten Expert*innen.

Qualifikationen:

Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann*frau Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit im wissenschaftlichen Umfeld oder im Bildungsbereich ist wünschenswert, gerne aber auch als Einstiegsposition nach Ausbildungs abschluss
Sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse
Organisatorische Stärken und kommunikative Kompetenzen
Selbstständigkeit und Fähigkeit zum Priorisieren
Diskretion
Sehr gute Deutsch- als auch sehr gute Englischkenntnisse (B1- bis B2-Niveau)

Wir bieten:

Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgel ttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungs möglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.
Was Sie von uns erwarten können
Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeit modelle
Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungs maßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheits förderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personen nahverkehrs
Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Unser Kontakt:

MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT Zur Förderung der Wissenschaften e. V. Generalverwaltung München Abteilung Personal und Personalrecht Www.mpg.de

Weitere Informationen:

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Berufsfeld

Business Administration Öffentlicher Dienst, Verwaltung Organisation, Verwaltung, Büro Sachbearbeitung

Standorte

München

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